全社で業務改革に取り組むには!?

景気が落ち込んでいます。

「従来通りの業務をこなしているだけ」では、当然ながら、売上や利益など業績が下がってきてしまいます。

抜本的な「業務改革」や「業務改善」を断行しない限り、収益性は下がり続ける一方です。

こんなとき、業務改革を行なおう!
と社長が熱く発奮しても、社員も同じくらいに熱く発奮してくれなければ効果は上がりません。

中小企業の場合、この「全社一丸で業務改革に取り掛かるべき緊急事態」の「全社一丸となって」の部分が満たされていない企業が多い気がします。


○社員が目先の仕事に追われている為、業務改革になかなか手が回らない。
○社員が業務改革の重要性を認識していない。

からではないでしょうか?

経営者と従業員の間で、この温度差があると、必ず業務改革は進みません。

残業をしない会社!である「トリンプ=インターナショナル=ジャパン」
吉越浩一郎前社長の「目先の仕事に追われる社員を業務改革に取り組ませるには!?」
が、日経ベンチャー2月号に掲載されていました。


今では、トリンプ社は、”残業をしない会社”、”業務効率が高い会社”、”収益性が高い会社”で有名ですが、吉越前社長が入ったときは、社員は遅くまで残業しているにも関わらず、業績は低迷していたそうです。

当時は、業務上の問題は放置されたままで、販促物をつくるための備品を買おうにも、その予算が取れない状況だったそうです。


どうやって会社を変えたのか!?

重要なポイントが書かれています。(以下、抜粋)

仕事を緊急性と重要性で分類した場合、社員はどうしても「自分にとって緊急性が高い仕事」を優先しがちです。

「会社の将来にとって重要性が高い仕事」があっても、それが自分にとって緊急性が低いなら、後回しにしてしまいます。

普通の社員は、自分が担当する通常業務に縛られ、それを片付けるだけで満足してしまうのです。

その宿命を打破するには、会社にとって重要性が高い仕事の優先順位を引き上げ、社員に必ず実行させるのです。
締切りを経営者が決めて、その日までに必ず済ませるように求めるのです。

その上で、ルーチンワークを効率化することも重要です。
社員が目先の仕事に追われている会社は成長しません。


始めはつらいが、続ければ楽になる!

社員からは、「そんなことを言ったって、目先の仕事で手一杯で、新しい仕組みを作る余裕なんかありません!」と反発が出るでしょう。
新しいことを始めようとすると、必ず抵抗する勢力があります。

しかし、経営者は自分の判断を貫き通すべきです。
自分の信じることを実行していくのがリーダーのあるべき姿です。


実際、業務改革に着手しはじめの時期は、きつかったそうです。

しかし今では、トリンプインターナショナル社は、残業をしない会社、業務効率が高い会社、収益性が高い会社で有名です。

会社を変える経営者の心得として、以下の5カ条が提示されているので以下に記載します。

(1)多数決ではなく自分で決断する
 緊急時の経営判断は社長が下す。
 社員との信頼関係ができていれば、形式的な民主主義は必要ない。

(2)業務改革に取り組むよう明確に指示 
 社員は日々の通常業務を片付けるだけでホッとしてしまうが、
 それだけでは会社は変わらない。
 パート社員の活用やIT化で通常業務の負担を減らし、経営改革業務に
 取り組めるように、明確な支持を出す。

(3)「誰が、何を、いつまでに」を決める

(4)任せてチェックする
 デッドラインを決め、それまでは任す。
 期日が来たらチェックし、やり直しが必要であれば、次のデッドライン
 を決めて、再び取り組ませる。事細かな指示はせず、任せることで社員は育つ。


(5)成功するまで続ける


   手の届く目標を立て、一つひとつクリアしていけば、
     手が届かないと思っていた目標にも手が届くようになる

        イチロー(メジャーリーガー)





(2009年03月04日公開)

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